दर्ता भनेको के हो?

दर्ता कार्यलयकाे प्रारम्भिक तथा आधारभुत अभिलेख हाे। कुनैपनि कार्यालय वा व्यवसायीक संघ सस्थाहरुमा दैनिक रुपमा प्राप्त हुने चिठि पत्र, निवेदन, टेलेक्स, टेलिग्राफ आदी कागजातहरुलाई क्रमबद्ध र व्यवस्थित रुपमा अभिलेख राख्ने कार्यलाई दर्ता भनिन्छ। दर्ता एक सुरू अभिलेख पनि हाे। यसै बाट कार्यालय सम्बन्धि सम्पुर्ण कार्यकाे प्रारम्भ हुने हुनाले यस्लाइ सुरू अभिलेख भनिन्छ।

दर्ताबाट खर्च सिर्जना हुन्छ । प्राप्त कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा अभिलेख राख्ने र आवश्यक कागजातलाई सुरक्षित साथ राखि कार्यालय व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्याउनु दर्ताको मुख्य उद्देश्य हो । कार्यालयमा दर्ताको लागी एउटा छुट्टै दर्ता किताबको व्यवस्था गरिएको हुन्छ ।

• कार्यालयमा प्राप्त भएका प्रत्र तथा निवेदनहरूकाे संगतिपुर्ण कारवाहि अघि बढाउन,
• अभिलेख व्यवस्थापन गर्न,
• खर्च प्रारम्भकाे प्रमाणकाे रूपमा पेश गर्न,
• प्राप्त प्रत्र सम्बन्धि शाखा र कर्मचारीलाइ अभिलेख मार्फत थप उत्तरदायि बनाउन,
• सम्बन्धित कार्यमा कार्यप्रगति विवरण हेर्न,
• अनुगमन तथा मुल्यांकन गर्न
• वार्षिक रूपमा कार्यालयले सम्पादन गरेका कामकाे फेहरिस्त निकाल्न
• सम्बन्धित शाखा मा पत्र वा निवेदन हराए अथवा नष्ट भए तत् सम्बन्धि विवरण हेर्न।

हाल केन्द्रिय निकायहरुमा अफिस अटोमेसन तथा GIOMS मार्फत दर्ता तथा चलानी कार्य गरिदै आएको छ भने कति पय प्रादेशिक तथा स्थानीय तहहरुले आ-आफ्नो दर्ता तथा चलानी सफ्टवेयर विकास गरि प्रयोगमा ल्याइएको पाइन्छ। समग्रमा दर्ता कार्यालयको प्रारम्भिक र आधारभूत अभिलेख हो। कुनै पनि कार्यालयगत क्रियाकलापको सुरुवात दर्ता देखि हुन्छ।