एक कार्यालय बाट अन्यत्र पठाइने पत्रकाे सम्पुर्ण जानकारी चलानि किताबमा प्रविष्ट गर्ने कार्य नै चलानी हाे। कार्यालयले विभिन्न प्रयाेजनका लागि विभिन्न पत्र हरू भिन्न भिन्न ठेगानाका सम्बन्धित व्यत्तिलाइ पठाँउदछ। यस्ताे कार्य गर्दा पत्र सम्बन्धि विषय, पत्र पठाउने शाखा/फाँट, पत्र प्राप्त गर्ने कार्यलयकाे नाम र ठेगाना तथा पत्र पठाइएकाे मिति र पत्रकाे अनुक्रम समेत उल्लेख गरि चलानि किताबमा अभिलेख राख्ने कार्य नै चलानी हाे।

कार्यालयमा प्राप्त पत्र हरूलाइ कार्यालयले दर्ता गर्ने गर्दछ भने कार्यालय बाट अन्यत्र पठाइएका पत्रहरू चलानि हुने गर्दछन।